Entro quanto tempo l’amministratore uscente deve consegnare i documenti al suo successore?

Source: https://www.condominioweb.com/la-consegna-dei-documenti-condominiali.11294

L’art. 1129, ottavo comma, c.c. si occupa di disciplinare questo adempimento, ma non contiene una espressione indicazione del tempo entro cui l’amministratore cessato dall’incarico deve adempiere all’obbligo ivi impostogli.

La domanda che ci giungere da un nostro lettore è utile per affrontare l’argomento. Questo il quesito:

«Buongiorno amici di Condominioweb, sono un vostro assiduo lettore e mi complimento per la precisione e la completezza degli aggiornamenti che pubblicate.

Vorrei farvi una domanda: sono amministratore da poco tempo. Circa tre mesi fa ho assunto l’incarico di amministrare un condominio.

Con il verbale di nomina mi sono presentato al precedente amministratore, il quale, all’apparenza gentilissimo, mi ha subito consegnato registri dei verbali, anagrafe condominiale, regolamento e tabelle.

Il resto (registro contabilità, pezze d’appoggio , documenti degli impianti, ecc.), mi disse, me lo avrebbe inviato al massimo una settimana dopo. Da quella promessa sono passati circa due mesi ed ancora non ho visto nulla.

Questa situazione, come potrete immaginare, sta creando non pochi problemi per la gestione del condominio. Con l’aiuto di alcuni condomini ho ricostruito, molto parzialmente, la contabilità, ma per ascensore ed altri impianti sto facendo non poca fatica.

Pare poi ci sia un’azione legale, ma nessuno ricorda il nome dell’avvocato che segue la pratica e lui, per ora, non s’è fatto sentire. Forse non sa nemmeno che c’è un nuovo amministratore

Allora vi domando: esiste un termine entro il quale l’amministratore di condominio uscente deve consegnarmi i documenti?

Grazie ancora per il vostro lavoro.»

Questa la domanda che ci giunge da un amministratore nostro lettore: avremmo potuto omettere i complimenti, ma siccome riceverli fa sempre piacere, c’è parso un peccato non condividerli con chi ci legge.

Passaggio di consegne condominio, le norme

Partiamo dall’unico dato certo che ci viene fornito dal codice civile. L’art. 1129, ottavo comma, recita:

«Alla cessazione dell’incarico l’amministratore è tenuto alla consegna di tutta la documentazione in suo possesso afferente al condominio e ai singoli condomini e ad eseguire le attività urgenti al fine di evitare pregiudizi agli interessi comuni senza diritto ad ulteriori compensi».

La certezza, quindi, è che la legge prevede espressamente la consegna dei documenti: il momento è fissato alla cessazione dell’incarico. Se in quel momento non è stato nominato nessuno, i documenti e le cose afferenti al condominio e ai singoli condòmini potranno essere consegnate ad uno dei comproprietari; si tratta di un’ipotesi remota, perché di solito si nomina un sostituto, ma non impossibile. Se l’assemblea, infatti, non dovesse procedere in tal senso, non può concludersi per l’obbligo per l’amministratore uscente di conservare i documenti (e quindi l’incarico in prorogatio ) a tempo indeterminato.

La mancanza di un termine perentorio non può trasformare l’interregno in un periodo di lunga incertezza, ma deve servire solamente per organizzare tutto il carteggio.

Passaggio di consegne, nessun divieto per il passaggio a tranche , ma i tempi non possono essere incerti

Sebbene non sia espressamente prevista dal codice civile non è nemmeno vietata l’esecuzione di un passaggio di consegne parziale, o meglio di una consegna scaglionata nel tempo.

Proprio un provvedimento giudiziale, in relazione ad un condominio di grosse dimensioni, l’ha reputata opzione percorribile sancendo che entro 30 giorni dal provvedimento giudiziale le parti dovevano fissare una prima riunione organizzativa, nel corso della quale pianificare ulteriori incontri e sessioni di lavoro finalizzate «a ricevere da parte dell’amministrazione del condominio ricorrente la documentazione richiesta e la cui consegna viene ordinata secondo l’ordine di priorità che riterrà di dare e mantenendosi entro i limiti di un anno documentale per sessione di lavoro, nonché l’organizzazione della permanenza della traccia documentale, anche mediante estrazione di copia, da parte dell’amministrazione subentrata» (Trib. Firenze ord. 26 settembre 2017).

Il fatto che nel caso del nostro lettore vi sia stato un passaggio di consegne parziale, per poi interrompere il tutto, omettendo la consegna della documentazione contabile non lascia presagire nulla di buono.

Chi ci ha scritto, il giovane amministratore, ha il dovere (nonché ogni interesse) ad ottenere quanto prima la restante parte del carteggio. Per farlo sarà bene che invii (personalmente o già in questa fase per il tramite di un legale) una diffida al precedente amministratore. Nel perdurare dell’inadempimento, la soluzione unica può essere solamente la via giudiziaria. Trattandosi di un obbligo di dare, eventualmente anche un’azione per decreto ingiuntivo.

Passaggio di consegne, la tempistica sia concordata tra assemblea e amministratore uscente o tra amministratori

Per evitare problemi, o quanto meno per fissare dei punti certi rispetto all’adempimento dell’obbligo del passaggio di consegne, è bene che la delibera assembleare di revoca dell’amministratore, indicando il suo sostituto, indichi anche la tempistica del passaggio di consegne, evidentemente concordandola col mandatario per rendere l’indicazione certamente vincolante.

In mancanza è utile che quest’accordo sia raggiunto tra amministratore cessato dall’incarico e suo successore. Un incontro unico o più incontri è indifferente: ciò che è fondamentale è fissare delle date in modo che il mancato rispetto determini con certezza la condizione d’inadempienza.